Compte rendu de la réunion du 7 novembre 2016
CAP 3000.
Sponsoring : Dudu a pris plusieurs contacts avec PrivateSportShop, Ekoï et Feu Vert. Il a également passé une info au magazine Vélo
Protocoles : il y aura des obligations à respecter pour le départ et l’arrivée à Castelnau, ainsi qu’à Argenta et Plankstadt.
Subventions : le dossier de demande pour Castelnau est en cours et sera transmis avant le 30 novembre par JM et Michel. Philippe Guy se charge de ceux de la Métropole et de l’Europe.
Allemands : ils seraient 6 intéressés pour se joindre à nous sur le 3 ème tronçon, Plankstadt – Castelnau.
Italiens: pas de nouvelles.
Signalétique – communication : les services de la Mairie se chargeront de réaliser les bandeaux, autocollants ou affiches pour distinguer nos véhicules. On cherche un volontaire pour prendre ça en charge.
Comptabilité : Michel Bétou a commencé à réaliser des tableaux Excel qui vont nous permettre de gérer de façon automatisée le calcul de la répartition des subventions et recettes entre les participants, de comptabiliser et répartir les dépenses pendant le raid, puis d’établir à chacun une facture individuelle. Michel B et moi nous verrons à ce propos la semaine prochaine. D’autre part, nous (Michel, Anne et moi) aurons une rencontre avec le conseiller de la Caisse d’Epargne pour voir s’il est intéressant d’ouvrir un compte spécifique CAP 3000.
Coût prévisionnel, première approche : si l’on obtient 11.000 € de subventions la première estimation, sans compter les achats de matériel et de tenues, le coût serait de 1700 € pour les 3 tronçons, 600 € pour le second et 500 € pour le troisième (un jour de moins).
Achat de matériel : il comprendra une machine à laver, des gyrophares, des talkies-walkies, glacières, boîtes alimentaires, sandows, rallonges GPS, multiprises ….compter 5 à 600 €. Michel est en charge des achats.
Tenues cyclistes et polos : Chantal et Marie sont en charge du dossier. Compte tenu des inscriptions connues à ce jour, et des premières propositions faites ( 2 tenues complètes pour les cyclistes présents sur les 3 tronçons, 1 tenue complète pour les cycliste présents sur 1 tronçon, 1 polo pour chaque cycliste, 1 polo pour les accompagnants présents sur 1 tronçon et 3 polos pour les accompagnants présents sur les 3 tronçons ) il faudrait acheter 30 tenues cyclistes complètes et 35 polos.
Ce point devra être rediscuté dès que Winbike nous aura indiqué les coûts réels.
Location véhicules : Jean Pierre a pris contact avec APEX qui nous propose un devis de 1729 € pour un véhicule cabine 6 places et 12 m3 de chargement, pour 3 semaines de location avec un forfait de 3500 kms. Ce véhicule nous permettra de loger tous les bagages « civils » et offre un nombre places assises intéressant. Nous louerons bien sûr également un minibus 9 places et le fourgon Winbike.